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Les contacts, le lecteur de badges et le RGPD
Un salon produit une pile de contacts. Ce qu'elle vaut dépend de ce qui a été noté au moment de la conversation, et ce qu'on peut en faire dépend de la loi.
La justification d'un salon tient en général dans les contacts qu'il produit. Cette page décrit comment ils se collectent, ce que l'organisateur fournit, et ce que le droit français et européen permet de faire ensuite.
Le lecteur de badges
Sur la plupart des salons professionnels, le badge du visiteur porte un code que l'exposant peut lire avec un appareil ou une application louée à l'organisateur ou à son prestataire d'inscription. Le scan enregistre les données que le visiteur a fournies à l'inscription : nom, société, fonction, coordonnées, parfois des réponses à un questionnaire. L'exposant récupère le fichier pendant ou après le salon.
Le lecteur se commande dans le dossier technique, avant la date limite, et son prix varie selon le nombre d'appareils et les options. Ce qu'il faut vérifier avant de commander : quelles données sont réellement restituées, dans quel format, à quel moment, et si l'application permet d'ajouter des notes et des qualifications au moment du scan. Un scan sans note est une ligne dans un fichier ; un scan avec la question posée par le visiteur est un contact.
La qualification au moment de la conversation
Le scan ne remplace pas la fiche. Chaque conversation utile se termine par quelques mots écrits, sur l'application ou sur une fiche papier : ce que le visiteur cherche, l'échéance, qui décide, et ce qui a été promis. Ces mots se notent dans la minute qui suit, pas le soir. Une équipe qui a tenu deux cents conversations sans notes possède une liste de deux cents noms et aucun souvenir.
Une grille simple, trois ou quatre niveaux du contact chaud au simple curieux, permet de trier dès le soir et de préparer l'après-salon sans relire tout le fichier.
Ce que le RGPD permet
Les données collectées sur un salon sont des données personnelles, et leur traitement relève du règlement général sur la protection des données. Pour la prospection entre professionnels, la CNIL admet que l'on contacte une personne sur son adresse professionnelle, sans consentement préalable, à condition que le message soit en rapport avec sa fonction, qu'elle ait été informée de l'usage de ses données au moment de la collecte, et qu'elle puisse s'y opposer simplement, à chaque message.
Cela signifie deux choses pour l'exposant. D'abord, le visiteur dont le badge est scanné doit savoir que ses données seront utilisées pour le recontacter : c'est en général prévu par les conditions d'inscription du salon, mais l'exposant reste responsable de l'usage qu'il en fait. Ensuite, chaque relance doit offrir un moyen de désinscription qui fonctionne, et la demande doit être honorée.
Les données collectées pour un usage donné ne se revendent pas et ne se transmettent pas à un tiers sans base légale. Un fichier de salon partagé avec un partenaire commercial sans en avoir informé les visiteurs est un manquement, quel que soit le nombre de contacts.
La liste des visiteurs fournie par l'organisateur
Certains organisateurs fournissent aux exposants une liste des inscrits ou des visiteurs. Elle relève du même droit : l'organisateur ne peut la transmettre que s'il l'a prévu dans ses conditions d'inscription, et l'exposant ne peut l'utiliser que dans le cadre annoncé. Une liste dont on ne sait pas comment elle a été constituée est une liste qu'il vaut mieux ne pas utiliser.
Le fichier après le salon
Le fichier du lecteur de badges et les fiches papier sont consolidés dans l'outil de suivi commercial de l'entreprise dans les jours qui suivent, avec le niveau de qualification, les notes et la source. Les contacts sans intérêt ne se conservent pas indéfiniment : le règlement impose une durée de conservation proportionnée, et la CNIL explique les principes généraux qui s'appliquent. Un fichier de salon vieux de trois ans, jamais relancé, n'a plus de raison d'exister.
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