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Le dossier technique et le guide de l'exposant
Le guide de l'exposant est le document le plus utile et le moins lu d'un salon. Il contient les prix, les dates, les prestataires imposés et les règles. Tout ce qui surprend un exposant le jour du montage y était écrit.
Quelques mois avant l'ouverture, l'organisateur publie le guide de l'exposant, souvent sous la forme d'un espace en ligne où chaque exposant se connecte pour passer ses commandes. Le jour où il est publié, les dates limites commencent à courir. C'est la raison pour laquelle le rétroplanning commence par « surveiller la publication du guide ».
Ce que le guide contient
Le contenu varie d'un salon à l'autre, mais l'ossature est stable.
- Le règlement général du salon et le règlement d'architecture.
- Le plan du parc, les accès, les horaires de montage et de démontage, les créneaux de livraison.
- Les bons de commande des prestations techniques : électricité, eau, air comprimé, accès internet, téléphone, suspension au plafond.
- Les bons de commande des prestations de confort : mobilier, plantes, nettoyage, réserve, hôtesses, traiteur, parking.
- Les formulaires administratifs : badges exposants, vignettes de montage, insertion au catalogue, déclaration de machines en fonctionnement, notice de sécurité pour les aménagements particuliers.
- Les coordonnées des prestataires officiels et, quand ils existent, des prestataires agréés.
- Les consignes de sécurité : classement au feu des matériaux, dégagements, interdictions.
Le prix avant la date, le prix après
Chaque prestation technique a deux tarifs, parfois trois : un tarif avant la date limite de commande, un tarif majoré après cette date, et un tarif « sur site » pour les commandes passées pendant le montage. L'écart entre le premier et le dernier est souvent important, et il est écrit noir sur blanc dans le bon de commande.
Ce mécanisme n'est pas une pénalité arbitraire. Le prestataire dimensionne son personnel et son matériel sur les commandes reçues avant la date ; une commande tardive lui coûte réellement plus cher. Mais pour l'exposant, la conséquence est la même : la commande manquée est la dépense la plus évitable d'un salon. Reporter les dates limites dans son calendrier le jour de la publication du guide est la seule protection.
Les prestataires imposés
Sur un salon français, certaines prestations ne peuvent être commandées qu'auprès du prestataire officiel : le branchement électrique et le raccordement en eau, la manutention avec chariot dans le hall, la suspension de structures au plafond, souvent le nettoyage et parfois la sécurité de nuit. La raison est technique et réglementaire : ces prestations touchent aux installations du bâtiment ou à la sécurité des personnes, et le parc n'y laisse intervenir que des entreprises qu'il a agréées.
D'autres prestations sont libres : le mobilier, les plantes, l'impression des visuels, le traiteur sur le stand, les hôtesses. L'exposant peut faire venir ses propres fournisseurs, sous réserve des règles d'accès du parc pendant le montage. Le guide distingue les deux catégories ; les confondre conduit soit à commander trop cher, soit à se voir refuser l'entrée d'un fournisseur.
L'électricité, poste à lire deux fois
Le branchement électrique se commande en puissance, et la puissance doit couvrir tout ce qui sera branché sur le stand : éclairage, écrans, machines en démonstration, machine à café, réfrigérateur, chargeurs. Sous-dimensionner conduit à un disjoncteur qui saute pendant la démonstration ; surdimensionner coûte inutilement. La liste des appareils et de leur puissance est un exercice à faire avant de remplir le bon de commande, pas après.
Deux détails changent le prix : le branchement permanent, qui alimente le stand la nuit pour un réfrigérateur ou un serveur, est distinct du branchement de jour ; et la position du boîtier sur le stand se précise sur un plan coté, faute de quoi il arrive dans un coin où il faut ensuite tirer des rallonges.
Le plan coté
Plusieurs bons de commande demandent un plan du stand avec la position des éléments : boîtier électrique, arrivée d'eau, point de suspension, mobilier loué. Un croquis à l'échelle suffit, mais il doit exister avant la date limite. Sur un stand équipé, l'installateur général pose les éléments là où le plan les indique ; sans plan, il les pose là où c'est le plus simple pour lui.
Ce que le guide ne dit pas
Le guide dit ce que les prestations coûtent et quand les commander. Il ne dit pas lesquelles sont nécessaires : c'est à l'exposant de dresser la liste de ce dont son stand a besoin, poste par poste, puis de retrouver chaque poste dans le guide. La page budget donne la structure de cette liste, et la page questions celles qu'il faut poser à l'organisateur quand le guide reste muet.
Côté stand Le dossier technique et le guide de l'exposant