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L'après-salon
Le salon se termine à la fermeture des portes. Son résultat se joue dans les deux semaines qui suivent, quand les contacts sont encore chauds et que les factures arrivent.
La semaine qui suit un salon est celle où l'équipe rattrape le travail laissé en suspens, et c'est aussi celle où les contacts du salon perdent le plus vite leur valeur. Un visiteur qui a parlé à cinq exposants se souvient de celui qui l'a rappelé le premier. Cette page décrit ce qui doit se passer, et dans quel ordre.
La relance
Les contacts qualifiés pendant le salon, sur le lecteur de badges ou sur fiches, se relancent dans les jours qui suivent, en commençant par les plus chauds. Le message rappelle la conversation, ce qui suppose que des notes existent, et propose la suite qui a été promise : un devis, un rendez-vous, une documentation, une démonstration. Un message générique envoyé à tout le fichier est reconnu comme tel et produit peu.
La relance respecte les règles décrites sur la page contacts et RGPD : information du destinataire, possibilité de s'opposer, usage conforme à ce qui a été annoncé.
Les contacts plus froids reçoivent un message plus léger, et les simples curieux ne reçoivent rien, ou un seul message. Relancer tout le monde de la même façon coûte du temps et dégrade l'image de l'entreprise auprès des personnes qui n'ont rien demandé.
Le bilan
Le bilan se fait à deux moments. Tout de suite après le salon, à partir du débrief quotidien, on compte les contacts par niveau de qualification, les rendez-vous pris, les démonstrations faites, et l'on note ce qui a marché et ce qui a manqué : un emplacement, un visuel, une prestation, une personne. Ces notes sont la base de la prochaine édition, et elles disparaissent si elles ne sont pas écrites dans la semaine.
Quelques mois plus tard, quand les affaires ouvertes sur le salon ont eu le temps d'aboutir ou non, on compte ce qu'elles ont produit et on le rapporte au coût complet établi sur la page budget. Ce second bilan est le seul qui dise si le salon valait sa dépense. Il suppose que la source « salon » ait été enregistrée sur chaque contact au moment de la consolidation du fichier, sans quoi il est impossible à faire.
Les factures
Les factures des prestataires arrivent dans les semaines qui suivent : installateur général, électricité, manutention, nettoyage, parc pour les déchets et les dégradations. Chacune se vérifie contre le bon de commande correspondant et contre ce qui a été réellement livré. Les erreurs sont fréquentes dans les deux sens, et une prestation commandée mais non livrée, un boîtier électrique arrivé le deuxième jour, une moquette non posée, se conteste dans le délai prévu par les conditions du prestataire.
Les factures doivent être au nom de l'entreprise, avec les mentions nécessaires à la récupération de la TVA. Un exposant étranger prépare dès ce moment sa demande de remboursement.
La réinscription
Beaucoup d'organisateurs ouvrent la réinscription pour l'édition suivante pendant le salon lui-même ou juste après, avec une priorité sur l'emplacement pour les exposants présents. La décision se prend donc avant le bilan complet, sur la base du premier bilan et de l'impression de l'équipe. Deux positions raisonnables : réserver pour garder la priorité, si les conditions d'annulation le permettent, et décider plus tard ; ou attendre, en acceptant de perdre l'emplacement.
Ce que le contrat dit de l'annulation, des acomptes et des délais est à lire avant de réserver, pas au moment d'annuler.
Ce qui reste du stand
Le stand sur mesure, s'il est réutilisable, se stocke chez le standiste ou chez l'exposant, avec un inventaire. Les visuels datés se jettent, les autres se gardent. Les objets publicitaires restants se comptent avant la prochaine commande. Ce petit inventaire, fait dans la semaine, évite de racheter en urgence l'année suivante ce qui dort dans une réserve.
Côté stand L'après-salon