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Le budget réel d'un salon
La surface est le seul chiffre que l'on connaît en signant. Elle représente en général une minorité du coût total. Le reste se construit poste par poste, à partir du dossier technique du salon, pas à partir de moyennes.
Ce site ne publie pas de prix. Ils varient selon le salon, le parc, l'année et la surface, et un chiffre moyen serait faux pour chaque cas particulier. Ce qu'il publie est la structure : la liste des postes qui composent le coût d'une participation, avec pour chacun l'endroit où le chiffre réel se trouve.
Les postes contractuels
La surface, facturée au mètre carré hors taxes, avec un supplément fréquent pour un angle ou un îlot. C'est le prix du contrat de participation, et il est connu à la signature.
Les frais d'inscription ou frais de dossier, facturés une fois, qui couvrent l'insertion au catalogue, les badges de base et l'assurance responsabilité civile. Ils figurent sur le bon de commande de la surface.
L'assurance complémentaire, facultative, pour les biens exposés. Voir la page sécurité et assurance.
L'aménagement
Le stand lui-même : structure de l'installateur général si le stand est équipé, honoraires et construction du standiste si le stand est sur mesure, ou prix du pack. La page stand nu ou équipé explique ce que chaque formule contient. Les chiffres sont dans le bon de commande de l'installateur général ou dans le devis du standiste.
À ce poste s'ajoutent les visuels, impression et pose, et le mobilier, loué ou apporté.
Les prestations techniques
Électricité, eau, internet, suspension, nettoyage, réserve, plantes, parking : chacune a un bon de commande dans le dossier technique, avec son prix avant et après la date limite. C'est le poste où le budget dérive le plus souvent, non parce que les prix sont élevés, mais parce que les commandes tardives sont majorées et que la liste des besoins n'a pas été dressée à l'avance.
Le transport et la manutention
Le transport aller et retour, la manutention dans le hall, le stockage des emballages vides, éventuellement l'entreposage anticipé. Le transporteur donne un devis ; le manutentionnaire a son bon de commande dans le guide.
Le personnel
Le coût de l'équipe sur le stand est le poste le plus sous-estimé parce qu'il ne fait pas l'objet d'une facture : ce sont des journées de travail de salariés, plus leurs déplacements, leur hébergement et leurs repas. À cela s'ajoutent, s'il y a lieu, les hôtesses ou le personnel d'accueil externe, et les journées de montage et de démontage, qui sont des journées de travail comme les autres.
La communication
Les invitations envoyées aux clients, l'annonce de la participation, les objets publicitaires, la documentation imprimée, les animations, et le temps passé à préparer tout cela. Le catalogue officiel et les options de visibilité proposées par l'organisateur figurent aussi dans le guide.
Ce que l'on oublie
Trois postes reviennent régulièrement dans les factures qui surprennent : les déchets de montage, facturés par le parc ; les pénalités de commande tardive, qui apparaissent sur la facture finale du prestataire ; et le remplacement d'éléments loués abîmés, cloisons percées ou moquette tachée. Aucun n'est important seul. Ensemble, ils expliquent une bonne partie de l'écart entre le budget prévu et le budget constaté.
La TVA et la récupération
Les prix des salons sont annoncés hors taxes, et la TVA s'applique à chaque prestation. Pour une entreprise assujettie, cette TVA se récupère dans les conditions habituelles, ce qui suppose des factures conformes à son nom. Un exposant qui fait payer une prestation par un salarié, ou qui n'obtient qu'un reçu, perd cette récupération. Les règles générales sont celles décrites par l'administration fiscale ; pour un exposant étranger, la récupération de la TVA française suit une procédure spécifique qu'il vaut mieux préparer avant le salon.
Construire le budget
L'ordre qui marche : dresser la liste de ce dont le stand a besoin, poste par poste, avant d'ouvrir le guide de l'exposant ; retrouver chaque poste dans le guide et y lire le prix avant date limite ; ajouter les devis externes, transporteur, standiste, imprimeur ; ajouter les journées de personnel et leurs frais ; puis ajouter une réserve pour les trois postes oubliés ci-dessus. Le résultat est un budget que la facture finale ne contredira pas beaucoup. Un budget construit à l'envers, à partir du prix de la surface multiplié par un coefficient, est une estimation qui se trompe toujours dans le même sens.
Côté stand Le budget réel d'un salon