Publié le
Invitations, catalogue et presse
Le salon amène des visiteurs dans le hall. Il n'amène personne sur le stand. Faire venir ses propres contacts est le travail de l'exposant, et l'organisateur lui donne pour cela des outils qu'il faut connaître.
L'erreur la plus courante est d'attendre que le flux du salon suffise. Les exposants qui rentabilisent leur participation remplissent leur agenda avant l'ouverture, avec leurs clients et leurs prospects, et utilisent le flux comme complément. Cette page décrit les outils disponibles pour cela.
Les invitations
L'organisateur fournit aux exposants des invitations gratuites, sous forme de codes ou de liens, en quantité liée à la surface. Un visiteur qui s'inscrit avec le code de l'exposant entre sans payer et, sur beaucoup de salons, l'exposant voit qui a utilisé ses codes. C'est à la fois un outil d'invitation et une mesure de l'efficacité de la campagne.
Les invitations s'envoient tôt, dès que l'organisateur ouvre les inscriptions, avec un message qui donne une raison de venir : une nouveauté, une démonstration à heure fixe, un rendez-vous proposé. Une invitation sans raison est un code promotionnel, et elle se perd. Envoyer une seconde fois à quelques jours du salon, aux personnes qui n'ont pas répondu, avec une proposition d'horaire, est ce qui remplit l'agenda.
Les rendez-vous
Un rendez-vous pris avant le salon a plus de valeur qu'une rencontre de hasard dans l'allée : il occupe un créneau connu, avec une personne qui a fait l'effort de venir, et il peut se préparer. Le planning des rendez-vous s'intègre au roulement de l'équipe, avec un espace sur le stand où s'asseoir, ce qui influence la conception du stand.
Le catalogue et les outils de l'organisateur
Le catalogue officiel, imprimé ou en ligne, liste les exposants avec leur emplacement. L'insertion de base est incluse dans les frais d'inscription ; l'exposant doit remplir sa fiche dans le dossier technique avant la date limite, faute de quoi elle paraît vide ou avec les données de l'année précédente. Les organisateurs proposent aussi des options payantes : logo dans le catalogue, mise en avant dans l'application du salon, annonce d'une nouveauté, signalétique dans les allées. Leur intérêt se juge au cas par cas, mais la fiche de base bien remplie, avec les bons mots-clés et les produits, est gratuite et rapporte plus que la plupart des options.
Beaucoup de salons proposent un outil de prise de rendez-vous entre visiteurs et exposants, ou un annuaire des nouveautés. Ils sont peu utilisés par les exposants, donc peu concurrentiels, et ils sont consultés par les visiteurs qui préparent leur visite, qui sont précisément ceux que l'on veut voir.
La presse
Les salons professionnels disposent d'un espace presse où les journalistes accrédités trouvent les dossiers de presse des exposants. Déposer un dossier de presse, physique ou numérique selon le salon, coûte peu et se fait via le service de presse de l'organisateur, avec une date limite.
Un dossier de presse pour un salon tient en quelques pages : la nouveauté présentée, en quoi elle change quelque chose, une ou deux images de bonne qualité, un contact joignable pendant le salon. Un journaliste qui couvre un salon lit des dizaines de dossiers en une heure et retient ceux qui répondent à la question qu'il se pose pour son article. La liste des journalistes accrédités est parfois disponible auprès du service de presse, et un courriel court avant le salon, proposant une démonstration à heure fixe, vaut mieux qu'un dossier déposé et attendu.
Annoncer sa participation
L'annonce de la participation, sur le site de l'entreprise, dans sa signature de courriel et sur ses réseaux, sert surtout à une chose : que les clients qui vont au salon sachent où trouver le stand. Le numéro de hall et de stand doit y figurer, et l'annonce doit précéder le salon de plusieurs semaines. Une annonce le jour de l'ouverture s'adresse à des personnes qui ont déjà leur programme.
Ce qui ne marche pas
Distribuer des prospectus dans les allées est interdit par la plupart des règlements de salon, et aborder les visiteurs hors de la surface du stand l'est aussi. Ces règles existent pour protéger les exposants les uns des autres, et l'organisateur les fait respecter. La visibilité s'obtient sur le stand, avec les visuels et les animations, et avant le salon, avec les invitations.
Côté stand Invitations, catalogue et presse