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Le rétroplanning de l'exposant
Un salon se prépare à l'envers, depuis le premier jour de montage. Chaque échéance dépend de la précédente, et la plupart des dépenses évitables viennent d'une date manquée.
Les dates ci-dessous sont des ordres de grandeur ; les dates réelles sont celles du salon, dans le guide de l'exposant, et elles priment. Ce rétroplanning sert à savoir ce qui doit exister à chaque étape, pour reporter les dates du salon au bon endroit.
Un an à six mois avant
C'est la période où se prend la décision et où s'obtient l'emplacement.
- Évaluer le salon : fréquentation certifiée, profil des visiteurs, présence des concurrents, visite éventuelle en tant que visiteur. Voir choisir son salon.
- Écrire l'objectif de la participation, en contacts, en rendez-vous, en affaires.
- Demander le plan, les tarifs et les conditions ; poser les questions ; négocier l'emplacement et la surface. Voir l'emplacement du stand.
- Signer le contrat de participation et verser l'acompte.
- Décider de la formule de stand : nue avec standiste, équipée ou pack. Voir stand nu ou équipé.
- Bloquer les hébergements de l'équipe si le salon est dans une ville où ils se raréfient.
Six à trois mois avant
Le guide de l'exposant paraît dans cette période. Le jour de sa parution, reporter toutes ses dates limites dans un calendrier partagé.
- Lire le dossier technique en entier : règlement d'architecture, sécurité, prestations, dates.
- Si le stand est sur mesure : brief au standiste, conception, chiffrage, soumission du projet à l'organisateur quand le règlement l'exige.
- Dresser la liste des besoins du stand poste par poste et construire le budget.
- Concevoir les visuels et le message du stand ; commander les objets publicitaires, dont les délais de fabrication se comptent en semaines.
- Remplir la fiche catalogue et commander les options de visibilité retenues.
- Préparer les invitations et la liste des personnes à inviter.
Trois mois à six semaines avant
- Passer toutes les commandes de prestations techniques avant leur date limite : électricité avec plan coté, internet, mobilier, nettoyage, réserve, lecteur de badges, badges exposants supplémentaires.
- Commander la manutention et réserver le créneau de livraison ; réserver le transporteur aller et retour.
- Déclarer les prestataires et les personnes présentes au montage pour obtenir leurs badges.
- Envoyer les invitations avec une raison de venir ; ouvrir la prise de rendez-vous.
- Déposer le dossier de presse auprès du service de presse.
- Vérifier les procès-verbaux de classement au feu des matériaux apportés. Voir sécurité et assurance.
- Valider les épreuves d'impression des visuels.
Le dernier mois
- Relancer les invités qui n'ont pas répondu, avec une proposition d'horaire.
- Établir le roulement de l'équipe, le brief et les consignes ; réserver les déplacements.
- Préparer les démonstrations et les tester.
- Préparer le colisage : étiquettes avec salon, hall, numéro de stand et exposant ; bordereau ; liste du contenu de chaque colis ; trousse de montage avec outils, rallonges, adhésif, cutter, chargeurs.
- Vérifier le plan définitif du hall et l'emplacement.
- Confirmer par écrit avec le standiste et les prestataires libres les heures d'arrivée au montage.
Le montage, le salon, le démontage
- Arriver au créneau réservé, avec les badges de montage. Tout ce qui manque se commande sur site, au tarif sur site.
- Terminer le stand avant le passage de la commission, pas avant l'ouverture des portes.
- Chaque matin : stand rangé avant l'ouverture, brief court. Chaque soir : débrief, comptage des contacts.
- Ne pas démonter avant l'heure de fermeture. Emballer, faire revenir les emballages vides, être présent jusqu'au départ du transporteur.
Les quinze jours après
- Relancer les contacts, en commençant par les plus chauds. Voir contacts et RGPD et l'après-salon.
- Faire le bilan à chaud, écrire ce qui a marché et ce qui a manqué.
- Vérifier chaque facture contre son bon de commande.
- Décider de la réinscription avant la fin de la priorité sur l'emplacement.
- Inventorier ce qui reste du stand, des visuels et des objets.
Côté stand Le rétroplanning de l'exposant